Nhằm giúp cán bộ, công chức các bộ phận chuyên môn và Nhân dân trên địa bàn hiểu rõ, thực hiện đúng các quy định mới về Công ước La Hay ngày 05/10/1961 (Công ước Apostille) và Nghị định số 293/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026 của Chính phủ, UBND xã Mao Điền xin phổ biến những nội dung cốt lõi và hướng dẫn áp dụng thực tế như sau:

PHẦN 1: CÔNG ƯỚC APOSTILLE LÀ GÌ VÀ CÓ NỘI DUNG NÀO CẦN LƯU Ý?

1. Công ước Apostille là gì?

• Công ước Apostille là Công ước quốc tế về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài giữa hơn 125 quốc gia thành viên.
• Từ ngày 11/09/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước này.
• Chứng nhận Apostille (Tem Apostille) là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ cấp để xác nhận nguồn gốc giấy tờ công (xác nhận chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ là thật).

2. Sự thay đổi cốt lõi so với trước đây

• Trước ngày 11/09/2026: Giấy tờ do nước ngoài cấp muốn dùng tại Việt Nam phải trải qua thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự 2 bước phức tạp (Xác nhận tại Bộ Ngoại giao nước xuất xứ → Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán).
• Từ ngày 11/09/2026: Giấy tờ từ các nước thành viên Công ước Apostille chỉ cần dán 01 tem/chứng nhận Apostille tại nước cấp là có giá trị sử dụng thẳng tại Việt Nam (kèm bản dịch công chứng/chứng thực tiếng Việt).

3. Những điểm phân biệt quan trọng

• Apostille KHÔNG PHẢI là Chứng thực/Công chứng nội dung: Chứng nhận Apostille chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu và thẩm quyền người ký. Chứng nhận này không khẳng định hay bảo đảm về mặt nội dung của giấy tờ.
• UBND cấp xã KHÔNG CÓ THẨM QUYỀN cấp tem Apostille: Thẩm quyền cấp Apostille tại Việt Nam thuộc về Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ thành phố.

PHẦN 2: CÔNG ƯỚC APOSTILLE LIÊN QUAN GÌ ĐẾN CÁC PHÒNG BAN VÀ THỦ TỤC TẠI XÃ/PHƯỜNG?

Khi giải quyết các công việc hành chính, các phòng ban chuyên môn cấp xã/phường áp dụng Nghị định 293/2026/NĐ-CP theo từng trường hợp cụ thể như sau:

1. Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch

Đây là đơn vị trực tiếp xử lý nhiều giấy tờ cá nhân có yếu tố nước ngoài:

• Trường hợp tiếp nhận hồ sơ từ nước ngoài về:
  • Ví dụ: Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, đăng ký khai sinh cho con có bố/mẹ là người nước ngoài, hoặc giải quyết hồ sơ khai nhận di sản thừa kế...
  • Hướng xử lý: Nếu giấy tờ công (Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy khai sinh, Giấy chứng tử...) do cơ quan thẩm quyền nước ngoài cấp đã có Chứng nhận Apostille, công chức Tư pháp tiếp nhận trực tiếp hồ sơ (kèm bản dịch công chứng tiếng Việt). Không được yêu cầu người dân phải đến Đại sứ quán hay Bộ Ngoại giao làm thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự như trước.
• Trường hợp hướng dẫn người dân xin giấy tờ ra nước ngoài:
  • Ví dụ: Người dân xin cấp Trích lục khai sinh, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại xã để đi du học, định cư hoặc kết hôn ở nước ngoài.
  • Hướng xử lý: Bộ phận Tư pháp cấp giấy tờ đúng thẩm quyền, đồng thời hướng dẫn người dân mang giấy tờ đó lên Sở Ngoại vụ thành phố để thực hiện cấp Chứng nhận Apostille trước khi gửi đi nước ngoài.

2. Bộ phận Địa chính - Xây dựng - Đô thị & Môi trường

• Ví dụ: Người dân thực hiện các giao dịch quyền sử dụng đất, tặng cho, thừa kế bất động sản mà có thành viên đang ở nước ngoài ủy quyền về cho người thân tại địa phương.
• Hướng xử lý: Giấy ủy quyền được lập ở nước ngoài, nếu đã được dán Chứng nhận Apostille của quốc gia thành viên, bộ phận chuyên môn tiếp nhận và giải quyết thủ tục đất đai theo quy định, không yêu cầu thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

3. Công an xã

• Ví dụ: Xác minh thông tin nhân thân, giải quyết khai báo tạm trú cho người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc xác minh các văn bản lý lịch.
• Hướng xử lý: Khi kiểm tra các giấy tờ nhân thân do cơ quan nước ngoài cấp có dán tem Apostille hợp lệ, Công an xã công nhận tính pháp lý của con dấu/chữ ký trên giấy tờ đó để giải quyết thủ tục theo thẩm quyền.

4. Bộ phận Tiếp nhận & Trả kết quả (Một cửa)

• Trách nhiệm: Niêm yết công khai các quy định về Công ước Apostille và Nghị định 293/2026/NĐ-CP tại trụ sở để người dân dễ dàng theo dõi.
• Thái độ phục vụ: Cán bộ trực tiếp nhận hồ sơ phải nắm chắc quy định để tránh việc hướng dẫn trả hồ sơ không đúng, hoặc yêu cầu người dân đi xin xác nhận nhiều lần đối với các giấy tờ đã có Chứng nhận Apostille.

PHẦN 3: KHUYẾN CÁO VÀ LƯU Ý DÀNH CHO CÔNG DÂN

1. Khi từ nước ngoài về làm thủ tục tại xã/phường: Công dân nên chủ động xin cấp Chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại đối với các giấy tờ công trước khi về Việt Nam để tiết kiệm thời gian và chi phí.
2. Đối với giấy tờ đã hợp pháp hóa trước ngày 11/09/2026: Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định cũ trước ngày 11/09/2026 vẫn giữ nguyên giá trị sử dụng, không bắt buộc phải đổi sang Chứng nhận Apostille.
3. Cảnh báo dịch vụ giả mạo: Người dân không nên tin theo các dịch vụ "làm nhanh/dán tem Apostille" không rõ nguồn gốc trên mạng. Mọi chứng nhận Apostille hợp lệ đều có thể tra cứu và xác minh trực tuyến trên Hệ thống thông tin của Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc cơ quan thẩm quyền nước ngoài.